INSTRUCCIÓN de 20 de marzo de 2002,
de la Dirección General de los Registros y del Notariado,
en materia de recepción y despacho de solicitudes de certificaciones
en los Registros civiles por vía telemática.
(B.O.E. 85/2002, publicado el 09/04/2002)

El artículo 105 del Reglamento del Registro Civil, redactado por el Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto, habilitó al Ministerio de Justicia para decidir, sin perjuicio de la conservación de los libros, la informatización de los Registros y de la expedición de certificaciones por ordenador. Posteriormente la Ley Orgánica 7/1992, de 20 de noviembre, reiteró el reconocimiento de la necesidad de informatización disponiendo que las inscripciones registrales podrán ser objeto de tratamiento automatizado, dando nueva redacción al artículo 6 de la Ley del Registro Civil, y la disposición final tercera de esta última establece que reglamentariamente se determinarán los requisitos y la forma de practicar los asientos y expedir las certificaciones.

En desarrollo de esta última previsión la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999 fijó en su artículo 6, dentro del marco jurídico general a que debería ajustarse la organización y funcionamiento de los Registros civiles informatizados, el modo de expedición de las certificaciones de los libros registrales informatizados. Estas previsiones fueron finalmente complementadas por la Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001 que aprobó los nuevos modelos y formatos de las certificaciones expedidas por los Registros civiles informatizados (vid. artículo 4).

El citado proceso de informatización, en base a los equipos y nuevas tecnologías de la información y de las comunicaciones con que se dota a los Registros civiles, permite facilitar a los usuarios e interesados sus comunicaciones con tales Registros, evitando en gran medida desplazamientos y trámites presenciales. En este ámbito es de particular interés facilitar la posibilidad de que las solicitudes de certificaciones registrales puedan remitirse por los interesados a los Registros civiles competentes por vía de correo electrónico. Ciertamente, si el artículo 23 del Reglamento del Registro Civil permite como regla general, en armonía con el principio general de simplificación administrativa y con la ausencia de rigorismo formal que caracteriza las actuaciones del Registro Civil en sus relaciones con los particulares, que puedan solicitarse las certificaciones oralmente, y el artículo 375 del mismo Reglamento dispone que serán cumplidas las peticiones de certificaciones que se reciban directamente por correo, también ha de ser posible la formalización de tales solicitudes por la moderna vía del correo electrónica. A tal fin resulta conveniente establecer las reglas precisas para unificar la práctica registral en este ámbito, dotando al tiempo de seguridad jurídica, confianza y certeza tanto a los usuarios como a los Encargados de los Registros, En su virtud, esta Dirección General, en uso de las facultades que tiene conferidas conforme al artículo 4.1.h) del Real Decreto 1474/2000, de 4 de agosto, de estructura orgánica básica del Ministerio de Justicia, y de la habilitación de desarrollo y ejecución contenida en la disposición final primera de la Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001, ha acordado las siguientes reglas:

Primera. Presentación de solicitudes de certificación por correo electrónico.- Los Registros civiles informatizados, dotados con cuenta de correo electrónico propia, considerarán válidamente formalizadas a los efectos de su despacho las solicitudes de certificación que reciban a través de la indicada cuenta, salvo los supuestos contemplados en el artículo 23 del Reglamento del Registro Civil, así como los relativos a la regla séptima de esta Instrucción.

Segunda. Modelos de solicitud.- La solicitud podrá realizarse utilizando el modelo normalizado que a tales efectos se encuentra publicado en la página web del Ministerio de Justicia o en cualquier otro. La solicitud, en todo caso, deberá contener los datos necesarios para la busca, conforme al párrafo final del artículo 23 del Reglamento del Registro Civil. Entre tales datos será imprescindible indicar los de identidad de la persona o personas inscritas, el lugar del hecho inscrito al que haya de referirse la certificación y, al menos con cierta aproximación, la fecha de acaecimiento del hecho.

Además de ello se especificará el tipo de certificación que se pide, literal o en extracto. En defecto de manifestación sobre este punto se expedirán en extracto. Finalmente, se deberá indicar la finalidad para la que se solicita la certificación.

Tercera. Solicitudes con datos incompletos.- En caso de que la solicitud no contuviera alguno de los datos indicados en el apartado anterior haciendo imposible la localización de los datos a que se haya de referir la certificación, el Encargado y, por su delegación el Secretario o funcionario designado al efecto, lo pondrá en conocimiento del solicitante por la misma vía electrónica a fin de que pueda subsanar tal omisión, conforme a la obligación de informar a los interesados para facilitarles la publicidad registral establecida en el artículo 17 del Reglamento del Registro Civil.

Cuarta. Legitimación de los solicitantes.- En materia de legitimación de los particulares para obtener certificaciones del Registro Civil rige, en el ámbito a que se refiere esta Instrucción, la regla general de presunción de interés en conocer los asientos en quien solicita la certificación establecida por el párrafo 2.o del artículo 17 del Reglamento, con las limitaciones también de carácter general previstas en los artículos 21 y 22 del mismo Reglamento y en los términos de la Instrucción de este centro directivo de 9 de enero de 1987. En consecuencia, en caso de solicitudes múltiples referidas al mismo asiento o documento por parte de particulares el Encargado adoptará las determinaciones oportunas a fin de evitar abusos y preservar la intimidad de los sujetos inscritos, denegando en caso de duda la expedición de la segunda y sucesivas certificaciones de un mismo asiento o documento, sin perjuicio del recurso previsto en el artículo 25 del Reglamento contra las denegaciones indebidas.

Quinta. Plazo de expedición.- Si no se ha indicado en la solicitud el carácter urgente de la certificación ésta deberá ser expedida o denegada en el plazo de los tres días siguientes al de la formulación de la solicitud, con exclusión en el cómputo del día primero, conforme al artículo 6 del Reglamento del Registro Civil. En caso de solicitud con carácter de urgencia justificada rige el plazo de expedición de veinticuatro horas establecido por el artículo 24 del Reglamento del Registro Civil.

Sexta. Organización de la oficina registral.- A los efectos de lo dispuesto en los apartados anteriores, el Encargado con la colaboración del Secretario adoptará las disposiciones necesarias para:

a) Asegurar la apertura, al menos, una vez al día del correo electrónico recibido en su Registro, dando acuse de recibo electrónico.

b) Garantizar la igualdad de trato en el orden de su despacho y expedición de las solicitudes de certificaciones recibidas por correo electrónico y las recibidas por las vías tradicionales, respetando en dicho despacho el orden de su recepción.

c) Designar a un funcionario adscrito al servicio registral como respondable de tales tareas, sin perjuicio, en su caso, de las restantes funciones que tuviere atribuidas.

Séptima. Excepciones en materia de publicidad restringida.- Se exceptúa de la regla general de admisibilidad de la presentación de las solicitudes de certificación por correo electrónico los supuestos de publicidad restringida. Las certificaciones que contengan alguno de los datos reservados enumerados en el artículo 21 del Reglamento del Registro Civil (filiación adoptiva, no matrimonial o desconocida, rectificación del sexo, causas del divorcio, etc.), únicamente pueden ser expedidas sin autorización especial a las personas que menciona en cada caso el artículo 22 del propio Reglamento. Si la certificación es solicitada por otra persona, resulta imprescindible que ésta obtenga la autorización expresa del Encargado, ante quien debe justificar su interés legítimo y razón fundada para la petición.

La expedición de las certificaciones indicadas en el párrafo anterior requieren una comprobación fehaciente de la identidad del peticionario, debiéndose verificar por el Encargado o, en su caso, Secretario u oficial habilitado, mediante comparecencia personal y directa en la oficina de Registro del propio solicitante o quien acredite suficientemente tener atribuida su representación.

Octava. Presentación de solicitudes de certificación por telefax.- Las reglas anteriores serán aplicables analógicamente en los casos de presentación de solicitudes de certificación registral por medio de telefax, tanto en los Registros civiles informatizados como en aquellos otros que todavía no se han incorporado a dicho proceso de informatización pero que han sido dotados con equipos de comunicación mediante telefax.

Madrid, 20 de marzo de 2002.

La Directora general,
Ana López-Monís Gallego.

Ilmos. Sres. Jueces y Magistrados encargados
de los Registros civiles informatizados.

NOTAS

Entrada en vigor: El __ de _______ de 2002.